こんにちは！ミーミルメディア編集長のしげっちです。今日は皆さんが契約書やビジネス文書で目にする「記名」と「署名」について、その違いを詳しく解説していきますね。「あれ？この二つって何が違うの？」と思ったことはありませんか？実はこの違いを知っているかどうかで、契約書の法的効力が大きく変わってくるんです！それではさっそく見ていきましょう！
記名と署名の基本的な違い
まず最初に、記名と署名の基本的な違いについてお話しします。
記名とは、自筆以外の方法で氏名を書き記すことを指します。例えば、パソコンで名前を入力して印刷したり、ゴム印で押したり、あるいは第三者が本人の名前を書いたりする場合も記名になります。つまり、本人が手書きで書いていなければ、それはすべて「記名」なんですね。
一方、署名とは、本人が自分の氏名を自筆で書くことを言います。「自署」や「サイン」と同じ意味合いを持っています。署名は本人の筆跡が残るため、筆跡鑑定によって本人が書いたものかどうかを確認することができるんです。
この「自筆で書くかどうか」という点が、記名と署名の最も大きな違いになります。
法的効力の違い
では、記名と署名では法的効力にどのような違いがあるのでしょうか？
署名の法的効力
署名には法的効力があります。民事訴訟法第228条4項には「私文書は、本人またはその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と定められています。つまり、署名があれば、その文書が本人の意思によって作成されたものと推定されるわけです。
署名があることで、契約書などの文書が「真正に成立した」と推定される効力を「形式的証拠力」と言います。これにより、文書の成立を証明する負担が軽減されるんですね。
記名の法的効力
一方、記名だけでは法的効力はありません。なぜなら、記名は本人以外の人でも行えるため、本人の意思表示として認められないからです。
しかし、記名に押印を加えた「記名押印」であれば、署名と同等の法的効力を持つことができます。民事訴訟法では「署名又は押印」と規定されているため、記名＋押印でも形式的証拠力を備えることが可能なんです。
ただし、記名押印の場合は「押印された印影が作成名義人の印鑑の印影と一致すること」と「作成名義人が自らの意思で押印したこと」の2つを証明する必要があります。これを「二段の推定」と言います。
法的効力の強さ比較
法的効力の強さを比較すると、以下のような順番になります。
- 署名捺印（署名＋捺印）
- 署名
- 記名押印（記名＋押印）
- 記名（法的効力なし）
法律上は「署名」と「記名押印」には同等の効力がありますが、一般的には署名の方が記名押印よりも法的効力が強いとされています。なぜなら、署名は筆跡鑑定によって本人確認ができるからです。
日本では伝統的に印鑑文化があるため、署名だけでなく捺印も求められることが多いですが、海外では契約書にサイン（署名）だけで済ませることが一般的です。
署名のルールとマナー
ビジネスシーンで署名を行う際には、いくつかのルールやマナーがあります。
会社における署名権限
会社の契約書に署名する場合、基本的には代表取締役による署名が必要です。会社法第349条では「代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する」と規定されているからです。
ただし、状況によっては代表取締役から権限を委譲された社員が代わりに署名することもあります。その場合は、役職を必ず記載する必要があります。
押印の必要性
法律上は署名があれば押印は必要ありませんが、日本では信用性を高めるために署名捺印を行うことが一般的です。ただし、近年は「脱ハンコ」の流れもあり、署名のみで契約を交わすケースも増えてきています。
電子署名という選択肢
デジタル化が進む現代では、紙の契約書に代わって電子署名を利用するケースが増えています。電子署名法によって、電子署名は手書きの署名と同等の法的効力を持つことが認められています。
電子署名のメリットとしては、以下のようなものがあります。
- オンラインで完結するため、契約締結のスピードが速い
- 印刷代や郵送代などのコスト削減になる
- 紙の保管スペースが不要
- 修正点があった場合もオンライン上ですぐに対応可能
- 暗号化技術により、書面契約と同等以上の安全性がある
電子署名を利用する際には、認証局が発行する電子証明書が必要です。これは印鑑証明書と同じ役割を持つネット上の身分証明書で、有効期限は最長で5年となっています。
なお、電子署名と混同されがちな「電子印鑑」や「電子サイン」とは異なるものです。無料の電子印鑑には法的効力はなく、電子サインも第三者機関を通さないため確実な本人証明とはなりません。
まとめ
いかがでしたか？記名と署名の違いについて理解できましたでしょうか？
- 記名：自筆以外の方法で氏名を書くこと（法的効力なし）
- 署名：本人が自筆で氏名を書くこと（法的効力あり）
- 記名押印：記名に押印を加えること（署名と同等の法的効力あり）
- 署名捺印：署名に捺印を加えること（最も法的効力が強い）
契約書などの重要な書類では、法的効力を持たせるために署名または記名押印が必要です。また、近年は電子署名という選択肢も増えてきていますので、状況に応じて適切な方法を選びましょう！
ボクも契約書を扱う機会が多いですが、この違いを知っておくことで安心して業務を進められています。皆さんもぜひ参考にしてくださいね！
本日の名言：
「知識は力なり」 – フランシス・ベーコン
知識を持つことは大きな力になります。今日学んだ記名と署名の違いも、きっと皆さんのビジネスライフで役立つことでしょう。それでは、また次回のミーミルメディアでお会いしましょう！
