こんにちは、皆さん！ミーミルメディア編集長のしげっちです。今日は春の陽気が心地よい一日ですね。皆さんは「記入」と「記載」という言葉、正確に使い分けていますか？
ボクは先日、息子の高校の書類を見ていたら「記載されている内容に間違いがないか確認し、必要事項を記入してください」という文があって、「あれ？この使い分け、正確にできているかな？」と気になったんです。
実は「記入」と「記載」、どちらも「書く」という行為を表す言葉なのに、使うべき場面が違うんですよ。今日はこの違いについて、分かりやすく解説していきますね！
「記入」と「記載」の基本的な意味の違い
まずは基本的な意味の違いから見ていきましょう。
「記入」は、所定の用紙や決められた欄に文字や情報を書き込む行為を指します。例えば、アンケート用紙に回答を書いたり、履歴書に氏名や住所を書いたりする場合に使います。〇やレ点などの記号を書く場合も「記入」になります。
一方、「記載」は、書類や文書などに情報を記録として残すために書き記す行為を指します。記録として残り、誰かに読まれることを目的としています。
つまり、「記入」は所定の場所に書き込む行為そのものに重点があり、「記載」は形に残して記録することに重点があるんです。
「記入」の使い方と具体例
「記入」は、決められたフォーマットや欄に情報を書き込むときに使います。例えば：
アンケート用紙に回答を記入する
履歴書に氏名や住所を記入する
申込用紙に必要事項を記入する
問診票の該当する箇所に〇印を記入する
このように、「記入」は主に短期的な使用を目的とし、個人情報や回答を入力する場面で使われることが多いんですね。
「記載」の使い方と具体例
「記載」は、長期的な記録を目的として、形に残る形で情報を書き記すときに使います。例えば：
契約書に条件を記載する
報告書に調査結果を記載する
説明書に使用方法を記載する
資料に詳細情報を記載する
「記載」は文書の網羅性や正確性が重視され、明確で簡潔な表現が求められます。また、他者に共有する情報として書かれることが多いんですよ。
「記入」と「記載」の使い分けポイント
では、実際にどう使い分ければいいのか、ポイントをまとめてみましょう。
目的で判断する
短期的な使用が目的なら「記入」
長期的な記録が目的なら「記載」
例えば、娘の小学校の連絡帳に明日の予定を書くなら「記入」、学校からの重要なお知らせを保存用の書類に書くなら「記載」というわけです。
書く場所で判断する
所定の用紙や決められた欄に書くなら「記入」
書類や文書全体に情報を書くなら「記載」
例えば、息子の高校の入学願書の氏名欄に名前を書くなら「記入」、学校紹介のパンフレットに学校の特徴を書くなら「記載」ですね。
内容の性質で判断する
個人情報や回答など限定的な情報なら「記入」
詳細な説明や条件など包括的な情報なら「記載」
要するに、「どこに」「何のために」「どんな内容を」書くかによって使い分けるんです！
「記入」「記載」以外の類似表現
「記入」「記載」以外にも、「書く」行為を表す言葉はいくつかあります。代表的なものを見てみましょう。
「記述」とは？
「記述」は、文章として物事を書き表すことを指します。必ず文章の形になっていることが特徴です。例えば、国語の記述式問題や、事実をありのままに記述するといった使い方をします。
「記入」や「記載」と違って、「記述」は必ず文章でなければならず、単語や記号だけでは「記述」とは言えません。
「書き入れる」「書き込む」との違い
「書き入れる」は空いている箇所に何かを書き加える行為を表します。例えば、スケジュール帳に予定を書き入れるといった使い方をします。
「書き込む」は、あらかじめ定められた欄に文字などを書く行為を表します。意味合い的には「記入」に近いですが、より具体的な動作を表現しています。
メールやデジタル文書での使い方
最近はメールやデジタル文書でのやりとりが増えていますよね。こういった電子媒体の場合はどう使い分ければいいのでしょうか？
実はメールの文章については「記載」を使うのが一般的です。なぜなら、メールは形に残り、誰かに読まれることを目的としているからです。
「このメールに記載した内容をご確認ください」というように使います。パソコンやスマホで入力する行為ですが、今や「書く」と「入力する」はほぼ同じ意味で使われていますからね。
間違いやすい使い方に注意！
最後に、間違いやすい使い方について触れておきましょう。
例えば「履歴書に記載してください」というのは厳密には不適切で、「履歴書に記入してください」が正しいです。なぜなら、履歴書は所定の用紙に決められた情報を書き込むものだからです。
逆に「この報告書の内容を記入します」というのも不適切で、「この報告書の内容を記載します」が適切です。報告書は記録として残すものだからですね。
日常会話ではそこまで厳密に使い分けなくても通じることが多いですが、ビジネス文書などではきちんと使い分けるとより正確で洗練された印象を与えられますよ！
まとめ：「記入」と「記載」の違い
今回のポイントをまとめると：
「記入」は所定の用紙や欄に情報を書き込む行為
「記載」は形に残る記録として情報を書き記す行為
「記入」は短期的な使用が目的、「記載」は長期的な記録が目的
「記入」は個人情報や回答など、「記載」は詳細な説明や条件など
メールなどのデジタル文書では主に「記載」を使う
皆さん、いかがでしたか？「記入」と「記載」の違い、少しでも理解が深まったでしょうか？
言葉の使い分けって、細かいところまで気にすると奥が深いですよね。でも、こういった違いを知っておくと、より正確に自分の意図を伝えられるようになります。
ボクも高校生の息子に「これ、記入と記載の違いわかる？」と聞いたら「別に同じじゃないの？」と言われてしまいました（笑）。でも、こういった細かな違いを知っておくことも、言葉の豊かさを理解する一歩なんですよね。
最後に、本日の名言をご紹介します。
「言葉を制する者は世界を制する」 – 孔子
言葉の使い方一つで、伝わり方が変わります。これからも皆さんと一緒に、言葉の奥深さを探求していきたいと思います！それでは、また次回お会いしましょう！
